Verwendungsnachweis prüfen (P)

Sobald eine Zuwendung an den Maßnahmeträger ausgezahlt worden ist, ist er verpflichtet, die Verwendung der erhaltenen Zuwendung innerhalb des Kalenderjahres der Auszahlung nachzuweisen.

Gemäß FöRiWWV ist eine erneute Bewilligung von Zuwendungen an das Vorliegen eines Verwendungsnachweises für die vorherige Bewilligung gebunden. Diese Restriktion ist im IT-System nicht umgesetzt, sondern liegt im Ermessen des zuständigen Bearbeiters.

Der Maßnahmeträger wird in bestimmten Intervallen an die Abgabe der Verwendungsnachweise erinnert. Dies erfolgt automatisch durch das System. Die Regionalstelle kann das Vorliegen von Verwendungsnachweisen aus der Projektstatusliste (siehe Auswertungen bzw. Berichte) ersehen.  

Schritt 1: Verwendungsnachweis erstellen (MT)

Die Maßnahmeträger werden durch eine automatische Benachrichtigungsfunktion von MIP-Förderung an die Abgabe der Verwendungsnachweise erinnert. Der Verwendungsnachweis (VN) wird erstellt, indem der Maßnahmeträger die bewilligten und die tatsächlich erhaltenen Zuwendungen sowie die getätigten Ausgaben erfasst. Der Verwendungsnachweis bezieht sich immer auf ein bestimmtes Jahr und kann für eine Zuwendung auf einem bestimmten Titel innerhalb eines Bescheides oder aber auch für mehrere Bescheide, die im selben Jahr zur Auszahlung kommen, erstellt werden.

Zu den erhaltenen Zuwendungen werden die damit zu fördernden Investitionskosten gemäß Fördersatz aus dem Bescheid ermittelt. Die Ausgabenlisten aus den zugrundeliegenden Auszahlungsanträgen können in den Verwendungsnachweis kopiert werden, oder es kann eine Ausgabenliste in das IT-System importiert werden. Die Ausgabenliste ist identisch aufgebaut wie im Auszahlungsantrag; Bemerkungen und Anpassungen der Regionalstelle aus der Prüfung des Auszahlungsantrages werden beim Kopieren ebenfalls übernommen, um die Prüfung zu vereinfachen. Positionen der Ausgabenliste können auch einzeln, manuell erfasst werden. Die Ausgabenpositionen werden bei Maßnahmen der Wasserversorgung und der Abwasserbeseitigung einer Kategorie zugeordnet.

Der Maßnahmeträger gibt außerdem an, welche Leistungen Dritter er insgesamt erhalten hat, die Ausgabensumme, die mit der Abwasserabgabe verrechnet wird und ggf. Mehr- oder Minderkosten aus anderen Verwendungsnachweisen, die hier verrechnet werden sollen. Zum Abschluss werden vom Maßnahmeträger eine Reihe von Erklärungen abgegeben, dann wird der Verwendungsnachweis an die Regionalstelle versendet.

Schritt 2: Verwendungsnachweis prüfen (SGD)

Die Regionalstelle überprüft positionsweise sowohl die Einnahmen- wie die Ausgabenseite des Verwendungsnachweises, und kann Anpassungen an Einzelpositionen vornehmen und diese mit Kommentaren versehen. Bei der Ausgabenliste gibt die Regionalstelle den zuwendungsfähigen Betrag zu einer Ausgabenposition des Maßnahmeträgers an und kann bei Vorhaben der Abwasserbeseitigung und der Wasserversorgung die Zuordnung der Ausgabe zu einer Ausgabenkategorie ändern. Desweiteren werden die sonstigen Positionen (Leistungen Dritter, Verrechnung mit der Abwasserabgabe oder mit anderen VN) überprüft und es wird geprüft, ob im Voraus beantragte Zuwendungen durch entsprechende Ausgaben innerhalb der folgenden 2 Monate belegt sind (fristgerechte Auszahlung).

Es wird zwischen internen Bearbeitungsvermerken (Bemerkungen zu Einzelpositionen sowie die verwaltungs- und bautechnischen Prüfvermerke) und dem offiziellen Prüfvermerk (Gesamtprüfvermerk zum VN) unterschieden. Zum Abschluss der Prüfung eines Verwendungsnachweises wird ein Ergebnis festgestellt.

Bei positiver Prüfung wird der Verwendungsnachweis abgeschlossen und der geprüfte Verwendungsnachweis mit Ergebnis und offiziellem Prüfvermerk dem Maßnahmeträger zur Kenntnisnahme übermittelt.

Aktivitäten der SGD:

Schritt 3: (im Fall von Minderkosten) (SGD)

Im Falle von Minderkosten (es wurden zu wenige Ausgaben nachgewiesen), die nicht mit weiteren zukünftigen Ausgaben zu dieser Maßnahme gedeckt werden können, wird eine Frist gesetzt, in der der Maßnahmeträger noch bereits angefallene Kosten geltend machen kann (Anhörungsfrist nach § 28 des Verwaltungsverfahrensgesetzes). Gleiches gilt auch für eine nicht fristgerechte Auszahlung (Auszahlung mehr als 2 Monate vor tatsächlicher Ausgabe). Werden keine weiteren Kosten geltend gemacht und ist keine Verrechnung mit Mehrkosten aus anderen Verwendungsnachweisen möglich, so wird eine Rückzahlung von Zuwendungen gefordert, bzw. eine Zinsforderung geltend gemacht.  

Handelt es sich um eine Rückzahlung bzw. Zinsforderung für Auszahlungen aus dem laufenden Haushaltsjahr, so wird von der Regionalstelle eine Rückmeldung erfasst, sobald die geforderten Beträge bei der Regionalstelle eingegangen sind.  

Bezieht sich die Rückzahlung oder Zinsforderung für Zuwendungen auf ein bereits abgeschlossenes Haushaltsjahr, wird von der Regionalstelle eine Rotabsetzung erfasst, die zur Billigung an das MULEWF weitergegeben wird, sobald die zurückgeforderten Beträge vom Maßnahmeträger eingegangen sind. Im Falle einer Veränderung einer ursprünglichen Darlehenssumme in Folge der Rotabsetzung oder der Rückmeldung muss diese Änderung in LanDar nachgepflegt werden und der Maßnahmeträger erhält einen geänderten Tilgungsplan.

Aktivitäten der SGD:

Aktivitäten des MULEWF:

Schritt 4: (im Fall von Mehrkosten) (MT, SGD)

Im Falle von Mehrkosten kann unter bestimmten Umständen eine Nachförderung stattfinden. Hierzu muss der Maßnahmeträger einen weiteren Aktualisierungsantrag stellen. In manchen Fällen können Mehrkosten mit anderen Verwendungsnachweisen verrechnet werden. Hierüber entscheidet die Regionalstelle ggf. unter Einbeziehung des MULEWF. Soll keine Verrechnung oder Nachförderung mehr stattfinden, so wird der Verwendungsnachweis von der Regionalstelle abgeschlossen.

Wenn ein Verwendungsnachweis abgeschlossen wird, so soll er aus MIP-Förderung heraus an DOKMA übergeben und über DOKMA archiviert werden. Im Falle einer Prüfung durch den Landesrechnungshof kann der Verwendungsnachweis im IT-System MIP-Förderung wieder geöffnet und bearbeitet werden.

Aktivitäten der SGD:

Aktivitäten der MULEWF