Une fois que l'utilisateur a sélectionné un point de menus dans le point de menu « Nouvelle déclaration », il est affiché un assistant en 3 étapes pour la rédaction d'une déclaration.

1^ère phase - Indications sur la déclaration

Dans la 1ère phase de l'assistant, il faut d'abord faire mention de l'objet de la déclaration (champ obligatoire). Si une mention est oubliée dans un champ obligatoire et si l'on tente de quitter le formulaire en cliquant sur le bouton « Mettre en mémoire tampon » ou « Continuer », un message d'oubli s'affiche et le contour du champ obligatoire s'affiche en rouge.

Si la déclaration est émise dans le cadre d'un exercice, l'utilisateur peut commuter l'interrupteur « Exercice » de « Off » à « On ». La mention « exercice » s'affiche alors en rouge dans l'en-tête de la déclaration.

Les champs restants du formulaire sont optionnels. Des fichiers peuvent également être joints à la déclaration dans la partie « Annexes ».

On peut sauvegarder la déclaration en cliquant sur le bouton « Mettre en mémoire tampon » et l'afficher dans l'onglet « Ebauches de déclaration » sous le point de menus ➥Liste des déclarations. On active la deuxième phase de l'assistant en cliquant sur le bouton « Continuer ».

2^e étape - Destinataires

Dans la deuxième phase de l'assistant, la déclaration peut être attribuée à des destinataires donnés avant envoi.   Onglet « Destinataires »

Différents centres d'annonce peuvent être sélectionnés dans l'onglet « Destinataires » à partir du répertoire d'adresses InfoPol Rhin. Si un centre d'annonce est sélectionné, tous les utilisateurs de ce centre reçoivent la déclaration.

Il est également possible d'ajouter des destinataires externes à partir du répertoire d'adresses.

Onglet « Groupes de destinataires »

Des groupes peuvent être sélectionnés dans l'onglet « Destinataires » à partir du ➥Répertoire d'adresseses centres d'annonce.

Onglet « Saisie directe »

L'onglet « Saisie directe » permet de saisir de manière ad hoc les adresses courriel de destinataires externes.

3^e étape - Vérifier et envoyer la déclaration

Dans la troisième étape de l'assistant, il est possible de vérifier toutes les données et d'envoyer la déclaration en cliquant sur le bouton « Continuer ». La fenêtre 'Journal' de la déclaration s'affiche ensuite.